¿Qué es y para qué sirve el protocolo familiar?

El Protocolo Familiar es el instrumento de buen gobierno a través del cual la familia (en el más amplio sentido) autorregula la incidencia que tiene en la marcha de la empresa la presencia de intereses familiares, y previene la existencia de conflictos o establece las bases para resolverlos en caso de que aparezcan. Mediante el Protocolo se pretenden armonizar los intereses de estas dos instituciones básicas de la sociedad: familia y empresa.

Función del protocolo familiar

El protocolo familiar sirve para conjugar las voluntades de la familia empresaria respecto a su empresa familiar. Por esto, en la esencia del Protocolo está crear una estrategia como espacio de convivencia y consenso familiar. Como consecuencia de ésto, todos sus miembros deben sentirse involucrados y comprometidos, cada uno a su nivel, con el proyecto empresarial.

Se trata de crear un proyecto de vida para varias generaciones, y resolver los grandes retos a los que se enfrenta la empresa familiar que ha logrado crecer: su profesionalización y el relevo generacional.

Cómo hacer un protocolo familiar

Este trámite exige que tengamos en cuenta distintos aspectos, de tipo:

• Relacionales: entre los miembros de la familia
• Patrimoniales: riesgo, retorno financiero y gobierno
• Racionales: dirección y gestión de la empresa, su administración

Por este motivo, se necesita una metodología ordenada y multidisciplinar. Para ello, se necesitará la intervención de distintos profesionales, liderados por el asesor y/o abogado de la empresa familiar.

Cuál es el mejor momento para elaborar un protocolo familiar

A la hora de elaborar un proceso de esta índole hay que tener en cuenta el momento vital y el temporal, por este orden.

Por qué es importante el momento vital a la hora de planificar tu empresa

Hay que tener en cuenta el momento vital en que se encuentra la generación entrante (sucesora) y la saliente (predecesora). Ya que estos datos determinan la oportunidad del momento. Es decir, si se trata de un momento más o menos amable para encontrar a las dos posturas.

Por ejemplo: si la generación predecesora ronda los 65 años y la sucesora los 35 años, se puede afirmar que ambas perspectivas individuales están entrando en un momento de su ciclo vital distinto, puesto que los primeros están alcanzando la vejez y los segundos la etapa de adultez media.

En este caso, habría que tener en cuenta que cada generación parte con distintas velocidades para afrontar los futuros retos personales.

Cómo se tiene en cuenta el factor temporal

El segundo factor a tener en cuenta es la cantidad de tiempo con el que cuenta la familia para elaborar el protocolo.

Como es lógico, el tiempo es necesario para realizar el proceso de manera ordenada y consistente, que permita periodos de maduración de las decisiones y su adaptación a las voluntades de los integrantes.

Quiénes deben participar en la elaboración del protocolo

Uno de los aspectos más importantes a la hora de confeccionar dicho proceso es determinar quiénes deben participar.

• Si se trata del paso de la empresa de primera generación (1ªG) a segunda generación (2ªG): En este caso, deben participar los padres (ambos progenitores) y todos los hijos. A excepción de que existan segundos matrimonios entre los padres, con distintos hijos de los diferentes matrimonios, en cuyo caso los participantes en el proceso deberían ser el fundador/a y sus hijos biológicos.
• En cambio, en los casos de 2ªG (hermanos) a 3ªG (primos), conviene que participen ambas generaciones desde el principio. En estos supuestos, si el nivel de diferencias en los hermanos es alto, es preferible empezar solo con ellos y una vez alcanzado los acuerdos necesarios incorporar a los primos a las reuniones.

Beneficios de contar con un protocolo familiar

Son las propias partes quienes delimitan el ámbito del Protocolo Familiar. Si bien, en la práctica, y una vez que las partes han decidido suscribir un instrumento de esta clase para dar certidumbre y seguridad jurídica a sus relaciones, el Protocolo abarca todas las situaciones susceptibles de producir interferencias entre la familia y la empresa, tratando aspectos muy variados:

• Generales, como la filosofía, cultura y valores familiares que deben impregnar la empresa
• Estratégicos: las expectativas de los integrantes sobre el futuro
• Societarios: gobierno de la empresa (órgano de administración) y toma de decisiones en la junta general; creación de órganos extra estatutarios complementarios, como la asamblea familiar o el consejo de familia, especialmente cuando en la empresa participan varias ramas familiares; profesionalización de la gestión, etc.
• Patrimoniales: distribución de beneficios; condiciones de los préstamos por parte de la sociedad a miembros de la familia; propiedad de la empresa; entrada y salida de miembros de la familia; restricciones a la libre transmisibilidad de acciones o participaciones, etc.
• Laborales: incorporación de los miembros de la familia a la empresa como directivos –relación laboral de alta dirección- o empleados –relación laboral común-; cualificación académica y profesional que deben tener según el tipo de puesto al que accedan; retribución; promoción laboral dentro de la empresa, etc.
• Familiares: capitulaciones matrimoniales; limitaciones a la entrada de la familia política en la estructura de la empresa familiar, etc
• Sucesorios: planificación de la sucesión en la empresa, tanto a nivel de gobierno y dirección como de propiedad.

Repercusión legal del protocolo familiar

Normalmente, el Protocolo Familiar ha de ser complementado con otros documentos que afectan tanto las relaciones familiares (p.ej: testamento y capitulaciones matrimoniales) como a las societarias (estatutos, reglamentos de funcionamiento de la junta o del consejo de administración).

Además, la naturaleza jurídica y eficacia del Protocolo Familiar depende de lo que establezcan las partes, pudiendo ir desde un simple «pacto entre caballeros» o declaración de intenciones sin eficacia obligacional, hasta un contrato vinculante para las partes que lo suscriben y sus herederos con cláusulas indemnizatorias para caso de incumplimiento.

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