Saber cómo dar crédito a los clientes, así como aprender a gestionar los impagos, son asuntos básicos de la administración empresarial. Sin embargo, también son a los que menos importancia se les da, con carácter general.
¿Podemos dar crédito a todos los clientes?
La respuesta está clara: NO. Repetimos, NO. Esto lo debe de tener claro todo el personal de la empresa, pero sobre todo el departamento de ventas. Debemos olvidarnos de la imagen del comprador, de sus promesas, de sus buenas compras iniciales, etc. y extremar las precauciones con las empresas recientemente constituidas o sin un historial contrastado.
Hay que tener claro que VENTA, en mayúsculas, sólo es venta cuando se COBRA. En otro caso sólo son pérdidas (de mercancías, de coste de prestación del servicio, de gastos de administración, de recobro, etc)
6 preguntas que debes hacerte antes de dar crédito a los clientes
A continuación, te explicamos cómo saber a qué clientes puedes dar crédito en 5 sencillos pasos:
1.Realiza una investigación del cliente antes de dar crédito
Hay que investigar siempre al que nos pide comprar a crédito, y tener un mínimo de vigilancia continua al cliente a crédito “habitual”.
¿Y eso cuesta mucho?
Pues no necesariamente: con un CIF/NIF podemos preguntar a nuestro banco. Por lo menos para que nos diga si podríamos “descontar” pagarés de esa empresa/empresario. Es una forma barata (gratis) y de confianza.
2.Documenta todas las ventas que hagas y los créditos que estés repartiendo
Sobretodo el documento de venta de entrega del producto (albarán) o prestación del servicio, FIRMADO POR EL CLIENTE.
Esos documentos son fundamentales para el posterior proceso de recobro, si llegara el caso.
3.Incluye unas Condiciones Generales de Venta en el contrato de crédito
Es muy conveniente incluir en todos los documentos relacionados con las ventas (pedido, albarán, factura, etc. ) unas condiciones generales de venta, donde se incluyan las obligaciones del comprador para con nosotros. Entre ellas indicar claramente que “las mercancías sólo serán de propiedad del comprador cuando efectivamente estén pagadas…”
4.Limita una cantidad de riesgo-tope por cliente y establece un sistema de cobro efectivo del crédito a los clientes
Así, si al vencimiento previamente acordado no hemos cobrado, se activarán de forma automática las acciones de recobro con los tiempos y formas correspondientes: llamada, visita, burofax, pase a abogado, etc.
5.Establece previamente unos instrumentos de cobro para evitar impagos
[EJEMPLO 1] Lo más conveniente es que se tenga un documento que obligue al cliente, por ejemplo un pagaré. Y lo más adecuado, además, es que dicho documento esté en poder de la empresa desde el mismo momento en que se ha dado el crédito. Es decir, cuando se ha entregado la mercancía o prestado el servicio.
Es práctica muy común tener que esperar a que nos “envíen” el pagaré o cheque por correo… Y esto puede hacer retrasar enormemente el momento de darlos cuenta del impago. En los casos de impagos generalizados, el último que reclama no suele cobrar.
[EJEMPLO 2] Hoy en día se ha generalizado, y es bastante recomendable, el uso de las domiciliaciones bancarias directas SEPA B2B (sólo válidas entre empresas y profesionales), que ha resuelto en parte el problema anterior.
De esta forma, la empresa que vende a crédito es la encargada de emitir un recibo (desde el minuto cero, si lo así lo hemos pactado), que al ser cargado en la cuenta del cliente no permite su devolución. Así, en unos días desde la emisión se tiene la confirmación del cobro definitivo.
6. Contrata una compañía de seguros de crédito a clientes para quitarte trabajo
Otro de las posibles herramientas de gestión del crédito y, llegado el caso, del impago, son las compañías de seguros de crédito.
La ventaja es clara: la tranquilidad, ya que nos podemos olvidar, en parte, del riesgo de crédito. Siempre que el cliente e importe del crédito esté correctamente asegurado por la compañía (teniendo muy claro qué cantidad de indemnización correspondería llegado el caso).
También hay que sopesar las desventajas. Sobre todo:
- El coste (puede oscilar del 0,5% al 2% del volumen total de ventas)
- La demora en caso de indemnización (algunas ocasiones más de 1 año)
- Una elevada carga de gestión administrativa para cumplir las estipulaciones de aseguramiento.
Y si ya sabe que, desgraciadamente, nos han impagado ¿qué podemos hacer? ¿qué herramientas tenemos? ¿cuales son las menos costosas? ¿qué eficacia tienen? … Pues eso lo comentamos en el próximo artículo.
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